Das Original behalten und eine bewusste Versandkopie erstellen
Ein großes Video, eine Fotosammlung oder ein Gestaltungsprojekt lässt sich nicht immer bequem verschicken. Wahlloses Verkleinern schafft jedoch ein zweites Problem: Die empfangende Person erhält möglicherweise ungeeignetes Material. Kläre deshalb zuerst die Aufgabe. Einen kurzen Film auf dem Telefon anzusehen ist etwas anderes, als sein ursprüngliches Bildmaterial weiterzubearbeiten. Für die erste Aufgabe genügt möglicherweise ein kleinerer Ansichtsexport, für die zweite werden die Originaldateien benötigt.
Lass das Original im vorgesehenen Arbeitsordner und erstelle einen getrennten Versandordner. Benenne die ausgelieferte Fassung so, dass sie vom bearbeitbaren Ausgangsmaterial unterscheidbar bleibt. Verwendet ein Projekt verknüpfte Bilder, Audiodateien oder andere Bestandteile, nutze nach Möglichkeit die Sammel- oder Verpackungsfunktion des Programms. Die Projektdatei allein enthält eventuell nur Anweisungen und Verweise, nicht sämtliche Medien zum Öffnen auf einem anderen Rechner.
Ein ZIP-Archiv kann mehrere Dateien zusammenfassen. Bereits komprimierte Fotos und Videos werden dadurch aber oft kaum kleiner. Wiederhole denselben Kompressionsversuch nicht stundenlang in der Erwartung einer drastischen Verkleinerung. Eine andere Exportqualität reduziert möglicherweise die Mediengröße, verändert jedoch den gelieferten Inhalt. Behalte das Original und triff diese Entscheidung bewusst.
Ein Link braucht passende Berechtigungen
Ein Cloudlink umgeht Größenlimits für Mailanhänge. Prüfe, ob er nur das Anzeigen oder auch Bearbeitungen erlaubt und ob ausschließlich benannte Personen oder alle Besitzer des Links zugreifen können. Wähle die engste Berechtigung, mit der die beabsichtigte Aufgabe funktioniert. Teste den Link in einer getrennten Sitzung oder lass den Zugriff bestätigen. Dass er im eigenen angemeldeten Konto öffnet, beweist wenig.
Bietet der Dienst Ablaufdaten oder Passwörter an, setze sie bei Bedarf ein und kommuniziere die Frist deutlich. Verändere den Zielordner möglichst nicht während der Übertragung. Wer eine mehrteilige Sammlung herunterlädt, muss erkennen können, welche Dateien zusammengehören und ob eine neuere Fassung eine ältere ersetzt hat.
Bei besonders großen Übertragungen zählen freier Speicher und die voraussichtliche Downloadzeit auf der Gegenseite. Können sich beide Personen treffen, ist die Übergabe auf einem geeigneten Laufwerk mitunter einfacher; erforderlicher Datenschutz bleibt dabei zu beachten. Lass anschließend bestätigen, dass die Dateien korrekt öffnen, nicht nur, dass der Download beendet wurde. Original und Sicherung bleiben auch nach der Übergabe erhalten. Ein freigegebener Link ist ein Versandweg und kein Nachweis dafür, dass jemand anderes nun deine einzige Kopie zuverlässig aufbewahrt.
