Das kleine Stück hinter dem Punkt
Eine Rechnung kann als PDF, eine Tabelle als XLSX und ein Foto als JPG vorliegen. Die Endung hinter dem letzten Punkt gibt Windows einen Hinweis auf den Dateityp. Wenn sie ausgeblendet ist, sehen unterschiedliche Dateien im selben Ordner überraschend ähnlich aus. Besonders bei Anhängen ist es hilfreich, den vollständigen Namen sehen zu können.
Im Datei-Explorer kannst du unter Ansicht, Anzeigen die Dateinamenerweiterungen einblenden. Die genaue Menüanordnung hängt von der Version ab. Öffne danach einen vertrauten Ordner und beobachte die Namen. Du musst keine Dateien umbenennen, damit ihre Endungen sichtbar werden. Diese Einstellung verändert die Darstellung, nicht die gespeicherten Inhalte.
Beim Umbenennen die Grenze erkennen
Wenn aus Urlaub.jpg nun Sommerurlaub.jpg werden soll, ändere den beschreibenden Teil und lasse .jpg stehen. Ein versehentlich gelöschtes Suffix kann die Zuordnung zu einem Programm stören. Kennst du die ursprüngliche Endung sicher, lässt sie sich wieder ergänzen. Eine Warnung beim Ändern der Endung verdient deshalb einen zweiten Blick, bevor du bestätigst.
Eine Datei durch Umbenennen zu konvertieren funktioniert nicht. Aus einer PNG-Datei wird durch .pdf kein PDF-Dokument. Verwende dafür die Export- oder Speicherfunktion eines passenden Programms und prüfe das Ergebnis. Bewahre das Original auf, bis klar ist, dass die neue Datei alle benötigten Inhalte enthält und sich beim Empfänger öffnen lässt.
Ein Dateiname ist kein Herkunftsnachweis
Auch eine sichtbare Endung garantiert keine sichere Datei. Ein Name wie Angebot.pdf.exe endet tatsächlich auf .exe. Eine unerwartete ausführbare Datei gehört nicht geöffnet, nur weil der vordere Namensbestandteil vertraut wirkt. Prüfe den Absender und ob du diese Datei überhaupt erwartet hast. Der Name einer bekannten Organisation im Dateinamen ist kein Beleg für ihre Herkunft.
Bei unbekannten Endungen suchst du zunächst nach der Anwendung, aus der die Datei stammt. Frage den Absender gegebenenfalls nach einem verbreiteten Austauschformat. Eine beliebige Webseite, die für jede unbekannte Datei einen speziellen Öffner anbietet, ist kein notwendiger Zwischenschritt. Lade vertrauliche Dokumente auch nicht wahllos bei Konvertierungsdiensten hoch.
Für die eigene Ablage lohnt eine einfache Trennung: Der Name beschreibt den Inhalt, die Endung beschreibt das Format. „Budget-Entwurf.xlsx“ ist verständlicher als mehrere zusätzliche Formatwörter mitten im Namen. Wenn beide Teile sichtbar bleiben, lässt sich eine Datei schon vor dem Öffnen besser einordnen, ohne dem Namen mehr zuzutrauen, als er tatsächlich verrät.
Eine Lieferung aus mehreren Dateien
Angenommen, du erhältst einen Ordner mit einer Präsentation, einer PDF-Fassung und mehreren Bildern. Bei ausgeblendeten Endungen können zwei Einträge denselben sichtbaren Namen tragen. Blende die Endungen ein und ordne zuerst zu, welche Datei bearbeitbar ist und welche nur zur Weitergabe gedacht ist. Die größere Datei ist nicht zwangsläufig das Original. Ebenso wenig beweist das Symbol, dass eine Datei tatsächlich aus dem erwarteten Programm stammt: Symbole können sich mit der installierten Anwendung ändern.
Bei einem unerwarteten Anhang mit zwei Endungen, etwa einem Namen nach dem Muster Rechnung.pdf.exe, ist die letzte Endung besonders wichtig. Öffne ihn nicht, um herauszufinden, ob er vielleicht doch eine Rechnung enthält. Kläre die Sendung über einen bekannten Kontaktweg. Auch eine gewöhnliche PDF-Endung garantiert keine Unbedenklichkeit; Herkunft und Anlass bleiben relevant. Für eigene Dateien hilft ein einfacher Test vor dem Versand: Öffne die exportierte Fassung selbst und prüfe anschließend ihren vollständigen Namen. Wenn das Ziel eine PDF war, genügt es nicht, dass der Dateiname dieses Wort irgendwo enthält.
Bei unbekannten Typen suche zunächst in der Dokumentation der Anwendung, aus der die Datei stammen soll. Eine beliebige Internetseite, die zum Öffnen sofort einen Download verlangt, ist kein verlässlicher Nachweis. Manchmal handelt es sich nur um eine Begleitdatei, die zusammen mit dem eigentlichen Dokument aufbewahrt werden muss und nicht einzeln geöffnet wird.
